Полугодие – тот отчетный период, который является значимым для оценки текущей работы во многих организациях. Обычно подготовка к отчету сопровождается сбором данных, в котором участвует много сотрудников. Мы собрали в одном месте различные советы этого года, которые помогут организовать это процесс. Они касаются совместной работы и использования редактора таблиц.
О какой отчетности мы говорим
Бизнес ставит цели, которых хочет достичь, раскладывает на задачи, планирует ожидаемые результаты и вот с этими ожиданиями сравнивает текущие данные о состоянии всех рабочих процессов. Есть два вида отчетности:
- финансовая (бухгалтерская), которую требуют проверяющие органы, – она формализована, мы ее не трогаем, потому что задачи у нее не в том, чтобы помогать менеджеру,
- управленческая отчетность позволяет видеть текущие показатели, в том числе результаты отдельных подразделений, но ее форма у каждой организации может быть своей.
Видов управленческой отчетности множество, включая финансовые результаты, прибыли и убытки, движение денежных средств, исполнение производственного плана, закупки, продажи, ФОТ и т.п.
В разных вариантах детализируются разные параметры и это накладывает свой отпечаток на формирование отчетов еще на стадии сбора данных. В идеале нужно найти баланс «необходимо и достаточно».
Этапы подготовки
Когда рапорт требует кто-то внешний, составить его даже легче. Если есть требования государства или международные стандарты строгой консолидированной отчетности холдинга, то все сложности лишь в наличии ресурсов. Не в том, как это сделать, – для этого скорее всего есть специализированный софт, в который просто нужно внести данные, а кто именно будет заниматься.
А вот в небольшой организации, пусть даже состоящей из нескольких отделов, подразделений, филиалов многие рабочие процессы и внутренний документооборот реализованы на базе офисного программного обеспечения. Именно с его помощью нужно реализовать основные этапы подготовки отчетности:
- Получение и внесение данных по разным каналам.
- Аккумулирование данных в одном месте.
- Представление и визуализация данных.
- Анализ полученной информации.
После этого начинается уже аналитический процесс в мозгу ответственного менеджера, который выявляет узкие места и проблемы, а главное – их причины, что приведет к принятию решений.
Рабочие процессы
Начнем с общего вопроса – как экономить время. Внутренний документооборот существуют в каждой компании, даже если она никогда не задумывалась над его выстраиванием. Многие делают так, «как всегда делали», «как сложилось», но это опасно – возможно ваш документооборот избыточен, вы совершаете лишние действия и разводите лишние файлы. Сотрудники зачастую не любят отчитываться, не понимают, зачем они это делают, считают это дополнительной неоплачиваемой нагрузкой. Человек может случайно удалить чужие цифры, страницы, файлы. Программными средствами можно минимизировать процент ошибок и потери данных:
1) Для сохранности всех данных обязательно нужно настроить резервное копирование
2) При возникновении сомнений в корректности текущей версии документа обязательно сравнить историю версий.
3) Для унификации документооборота и ускорения создания документов лучше один раз потратить время на создание шаблонов, а потом пользоваться этими наработками
4) Организовать работу с использованием возможностей совместного редактирования, выстроить коммуникацию через оптимальное число каналов
- Совместное редактирование: добавление пользователя
- Что выбрать: чат или комментарии
- Как организовать коммуникации для управления командой проекта
Сбор и внесение данных
Мы уже сказали, что ошибки при подготовке отчетности возникают часто, начиная со сбора данных – это нужно учитывать и стараться предотвратить различными способами.
Например, если у вас есть данные из другой программы в формате SpreadsheetML, их можно импортировать и избежать ручного ввода.
Чтобы пользователь не ошибся с полями для ввода данных или не удалил чужую информацию, рекомендуется защищать фрагменты документов и ячейки от несанкционированного внесения данных, а еще жестко ограничивать форматы (вводить проверку данных):
- Четыре клика до защиты документа с помощью пароля
- Как защитить ячейки электронной таблицы
- Редактируемая область в защищенном документе
- Зачем нужна проверка данных
Работа с данными
Перед тем, как данные попадут к руководителю, с ними как правило проводится предварительная работа. Если сбор исходной информации не был жестко регламентирован, то на начальном этапе ответственному за сборку отчета придется поработать руками. В этом случае не нужно забывать, что в редакторе таблиц реализовано множество полезных мелочей:
- Как разделить текст по столбцам
- Как транспонировать данные в таблице
- Как использовать удаление дубликатов в таблице
- Перемещение диапазона ячеек с помощью мыши
- Текст против часовой и другие свойства ячеек в таблицах
- Ввод данных путем выбора из списка
Отдельно отметим новую функцию десктопных редакторов, появившихся этой весной – окно контрольных значений. Она нужна в тех, ситуациях, когда вам постоянно нужно отслеживать точные показания в конкретных ячейках. Если они разбросаны по объемной таблице, да еще с большим количеством листов, искать их каждый раз будет затруднительно. Новая функция позволяет закрепить их в окне контрольных значений.
Собрать много данных в большой таблице – половина дела. На практике вам нужны не все параметры сразу, а отфильтрованные по определенному принципу. Хорошо, что разработчики уже предусмотрели разные варианты фильтрации, сортировки, группировки, осталось их освоить.
- Фильтры: отрежьте мне пол-столбца данных
- Как сгруппировать данные в редакторе таблиц
- Настраиваемая сортировка в электронной таблице
- Пересчет формул в электронной таблице
- Как использовать именованные диапазоны в таблицах
Для ускорения работы полезно выучить синтаксис простых, но мощных функций и формул, а также пользоваться «горячими клавишами»:
- Топ-15 функций и формул электронных таблиц
- Функция ВПР в редакторе таблиц «Р7»
- Горячие клавиши для таблиц «Р7-Офис» (скачайте памятку)
Сам себе аналитик
В малом бизнесе вряд ли в компании выделен отдельный человек для обработки данных. Скорее всего, этим будет заниматься собственник или директор. Хорошо, что в редакторе электронных таблиц предусмотрены функции, которые относятся к простейшим инструментам анализа, позволяют визуализировать данные, выявить закономерности..
- Форматированные таблицы – первый шаг к анализу
- Сводная таблица в редакторе «Р7-Офис»
- Наглядные закономерности: условное форматирование в таблицах
Государство не требует с вас управленческую отчётность, но ее требуют бизнес и здравый смысл. Также она может пригодиться в разговоре с партнёрами, контрагентами и т.п. Начать ее подготовку не сложно: вcпомните, какие показатели вы отслеживаете, известите коллег, когда они должны прислать текущие результаты, выберите подходящие программные инструменты… и начинайте.
