Как организовать коммуникации для управления командой проекта

Сколько нужно каналов коммуникации? Правильный ответ – достаточно, чтобы все участники проекта получали чёткие указания, но при этом не было избытка. Обойтись аскетичным минимумом не всегда получается. При искусственном ограничении вы просто рискуете что-то упустить. На этот счет есть любопытная формула для расчета количества каналов коммуникации: n × (n-1) / 2, где n – это число участников проекта. Получается, что если у вас занято четыре человека (казалось бы, немного), они создадут как минимум 4 (3) / 2 = 6 чатов, тредов почты, повторяющихся звонков и т.п. Не все из них будут одинаково полезны, некоторые просто превратятся в трату времени и сил. И одна из задач менеджера проекта – поддерживать порядок в коммуникации, чтобы процесс общения не отвлекал от непосредственного дела (производства, разработки, продаж и т.п.).

Управление командной включает постановку целей и контроль выполнения. И то, и другое сегодня делается с помощью цифровых коммуникаций. Они могут быть вербальными, письменными или вообще бессловесными. Если менеджеру пришло уведомление, что он отвечает за конкретного клиента, то это даже не текст, а скорее сигнал, который тем не менее понятен, если человек соответствует своим обязанностям.

По некоторым подсчетам больше половины времени руководителя тратится на коммуникацию. Так что менеджер проекта - это человек, который на старте собрал правильных людей в одном месте, выдал им четкие задачи, обозначил сроки и критерии оценки успешности выполнения, а потом в процессе поддерживает обмен точной информацией.

Коммуникация непрерывна и ходит по кругу, даже если проект разовый и краткосрочный. В самом общем виде этот цикл состоит из четырех частей: планирование активности, выполнение, промежуточный мониторинг или окончательный контроль, выводы и действия по результатам контроля и новое планирование.…

Давайте пройдемся по замкнутому циклу, по которому ходит команда проекта, посмотрим, какие возможны подводные камни и как цифровые сервисы могут помочь.

Установочная встреча. Старт работы и начало обсуждения – важный этап коммуникации, во время которого происходит знакомство команды. Отчасти уже здесь начинается первая оценка необходимых и имеющихся ресурсов, закладываются основы взаимопонимания в команде. Отсюда могут брать свое начало два из десяти вызовов, которые часто встают перед менеджерами проекта (отсутствие необходимых ресурсов и недопонимание). Эту встречу лучше провести лично, как минимум – по видеосвязи, чтобы лучше видеть и слышать друг друга.

Презентация для коллег, клиентов, партнёров и т.п. Проходит время после установочной встречи, проект уточняется, приобретает финальные формы, цели и задачи, которые необходимо выполнить для достижения целей, Теперь требуется всё это описать, разложить на небольшом количестве наглядных слайдов, показать всем участникам и убедиться, что они увидели и услышали. С инструментальной точки зрения все просто: нам нужен редактор презентаций и снова ВКС.

Также предполагается, что на начальных этапах составляется расписание, расставляются вехи, распределяются задачи, назначаются ответственные. Это проще всего делать в модуле «Проекты». Здесь вы логически решаете задачу о перевозке на другой берег реки волка, козы и капусты, а потом будете собирать кубик Рубика, в которым нередко сравнивают управление проектом.

Написание брифов, важные апдейты. Еще один важнейший вызов для менеджера проектов – донесение правильного видения вашей активности до всех членов команды и постоянное поддержание его в актуальном состоянии. Один раз озвучить недостаточно – обязательно кто-нибудь задним числом начнет понимать иначе. А уж если что-то действительно что-то изменилось по вашему решению или в силу изменений бюджета – нужно донести информацию до всех.

Помимо большой картины каждому исполнителю нужно досконально знать свой участок и для этого порой приходиться написать множество брифов. И если где-то останутся пустые поля – там вы готовите слабое место. Для облегчения заполнения можно заранее создать форму в текстовом редакторе или таблицу.

Регулярные проверки статуса (ежедневно, еженедельно, ежемесячно). Есть головные боли проджект-менеджмента, которые возникают незаметно, поэтому их нужно мониторить постоянно. Например, расползание ответственности, перерасходы, которые грозят превратиться в серьезный выход за рамки бюджета, пропуск текущих дедлайнов. Вот здесь возникают множество отдельных звонков, чатов, писем в почте. И пусть возникают, лишь бы был результат.

Крупные созвоны для обсуждения прогресса, успехов и недочетов. Даже когда у вас всё налажено на местах, это еще не значит, что вы застрахованы от неблагоприятного исхода. Такая уверенность является ничем иным как недостатком риск-менеджмента. Единого рецепта как минимизировать возможные потери нет, но командное обсуждение прогресса точно является обязательным шагом. Даже на коротком проекте нужно запланировать хотя бы один такой созвон. В конце концов, лучший друг менеджера проекта – это календарь.

Подведение итогов. Если в самом начале были поставлены реалистичные цели, всё аккуратно спланировано, определены достижимые дедлайны, набрана квалифицированная команда, никто не переругался и не выпал из процесса, выполнение каждой задачи было проконтролировано и бюджет по пути не сгорел, значит кубик Рубика сложился и к этому этапу коммуникаций вы подходите в позитивном настроении. Созвонитесь по ВКС, похвалите всех, возьмите ответственность за недостатки на себя, за успехи поблагодарите коллег. Если проект разовый – выразите надежду в скорой встрече, если долгосрочный – уходите на новый круг.

Мы показали, что для успешного планирования и поддержания коммуникаций менеджеру проектов необходимы некоторые программные инструменты. Для этого можно использовать модули «Проекты», «Почта», «Чат», «Документы», «Календарь», которые доступны в облачной («Р7-Облачный офис») и в серверной версии нашего ПО («Р7-Корпоративный сервер»).