Почему на 10 человек, участвующих в проекте, обязательно появится полсотни чатов или других каналов коммуникации. Этого мы не знаем, это просто факт. Зато можем посоветовать различные инструменты, которые пригодятся менеджеру проекта для решения организационных задач.
Сколько нужно каналов коммуникации? Правильный ответ – достаточно, чтобы все участники проекта получали чёткие указания, но при этом не было избытка. Обойтись аскетичным минимумом не всегда получается. При искусственном ограничении вы просто рискуете что-то упустить. На этот счет есть любопытная формула для расчета количества каналов коммуникации: n × (n-1) / 2, где n – это число участников проекта. Получается, что если у вас занято четыре человека (казалось бы, немного), они создадут как минимум 4 (3) / 2 = 6 чатов, тредов почты, повторяющихся звонков и т.п. Не все из них будут одинаково полезны, некоторые просто превратятся в трату времени и сил. И одна из задач менеджера проекта – поддерживать порядок в коммуникации, чтобы процесс общения не отвлекал от непосредственного дела (производства, разработки, продаж и т.п.).
Менеджмент и коммуникации
Управление командной включает постановку целей и контроль выполнения. И то, и другое сегодня делается с помощью цифровых коммуникаций. Они могут быть вербальными, письменными или вообще бессловесными. Если менеджеру пришло уведомление, что он отвечает за конкретного клиента, то это даже не текст, а скорее сигнал, который тем не менее понятен, если человек соответствует своим обязанностям.
По некоторым подсчетам больше половины времени руководителя тратится на коммуникацию. Так что менеджер проекта – это человек, который на старте собрал правильных людей в одном месте, выдал им четкие задачи, обозначил сроки и критерии оценки успешности выполнения, а потом в процессе поддерживает обмен точной информацией.
Коммуникация непрерывна и ходит по кругу, даже если проект разовый и краткосрочный. В самом общем виде этот цикл состоит из четырех частей: планирование активности, выполнение, промежуточный мониторинг или окончательный контроль, выводы и действия по результатам контроля и новое планирование.…
Стадии коммуникации и цифровые инструменты
Давайте пройдемся по замкнутому циклу, по которому ходит команда проекта, посмотрим, какие возможны подводные камни и как цифровые сервисы могут помочь.
Установочная встреча. Старт работы и начало обсуждения – важный этап коммуникации, во время которого происходит знакомство команды. Отчасти уже здесь начинается первая оценка необходимых и имеющихся ресурсов, закладываются основы взаимопонимания в команде. Отсюда могут брать свое начало два из десяти вызовов, которые часто встают перед менеджерами проекта (отсутствие необходимых ресурсов и недопонимание). Эту встречу лучше провести лично, как минимум – по видеосвязи, чтобы лучше видеть и слышать друг друга.
Презентация для коллег, клиентов, партнёров и т.п. Проходит время после установочной встречи, проект уточняется, приобретает финальные формы, цели и задачи, которые необходимо выполнить для достижения целей, Теперь требуется всё это описать, разложить на небольшом количестве наглядных слайдов, показать всем участникам и убедиться, что они увидели и услышали. С инструментальной точки зрения все просто: нам нужен редактор презентаций и снова ВКС.
Также предполагается, что на начальных этапах составляется расписание, расставляются вехи, распределяются задачи, назначаются ответственные. Это проще всего делать в модуле «Проекты». Здесь вы логически решаете задачу о перевозке на другой берег реки волка, козы и капусты, а потом будете собирать кубик Рубика, в которым нередко сравнивают управление проектом.
Написание брифов, важные апдейты. Еще один важнейший вызов для менеджера проектов – донесение правильного видения вашей активности до всех членов команды и постоянное поддержание его в актуальном состоянии. Один раз озвучить недостаточно – обязательно кто-нибудь задним числом начнет понимать иначе. А уж если что-то действительно что-то изменилось по вашему решению или в силу изменений бюджета – нужно донести информацию до всех.
Помимо большой картины каждому исполнителю нужно досконально знать свой участок и для этого порой приходиться написать множество брифов. И если где-то останутся пустые поля – там вы готовите слабое место. Для облегчения заполнения можно заранее создать форму в текстовом редакторе или таблицу.
Регулярные проверки статуса (ежедневно, еженедельно, ежемесячно). Есть головные боли проджект-менеджмента, которые возникают незаметно, поэтому их нужно мониторить постоянно. Например, расползание ответственности, перерасходы, которые грозят превратиться в серьезный выход за рамки бюджета, пропуск текущих дедлайнов. Вот здесь возникают множество отдельных звонков, чатов, писем в почте. И пусть возникают, лишь бы был результат.
Крупные созвоны для обсуждения прогресса, успехов и недочетов. Даже когда у вас всё налажено на местах, это еще не значит, что вы застрахованы от неблагоприятного исхода. Такая уверенность является ничем иным как недостатком риск-менеджмента. Единого рецепта как минимизировать возможные потери нет, но командное обсуждение прогресса точно является обязательным шагом. Даже на коротком проекте нужно запланировать хотя бы один такой созвон. В конце концов, лучший друг менеджера проекта – это календарь.
Подведение итогов. Если в самом начале были поставлены реалистичные цели, всё аккуратно спланировано, определены достижимые дедлайны, набрана квалифицированная команда, никто не переругался и не выпал из процесса, выполнение каждой задачи было проконтролировано и бюджет по пути не сгорел, значит кубик Рубика сложился и к этому этапу коммуникаций вы подходите в позитивном настроении. Созвонитесь по ВКС, похвалите всех, возьмите ответственность за недостатки на себя, за успехи поблагодарите коллег. Если проект разовый – выразите надежду в скорой встрече, если долгосрочный – уходите на новый круг.
Мы показали, что для успешного планирования и поддержания коммуникаций менеджеру проектов необходимы некоторые программные инструменты. Для этого можно использовать модули «Проекты», «Почта», «Чат», «Документы», «Календарь», которые доступны в облачной («Р7-Облачный офис») и в серверной версии нашего ПО («Р7-Корпоративный сервер»).
