Сохраним на всякий случай: история версий

История версий – полезная возможность облачного офиса «Р7». Она доступна всем, кто имеет доступ к документу (текст, таблица или презентация) за исключением пользователей с правами доступа Только чтение.

Опцией можно воспользоваться из админки портала или изнутри документа. Действия пользователя при этом отличаются, поэтому этот пост распадается на две части.

Как попасть в историю... версий.

Находясь в панели портала «Р7», зайдите в «Документы», справа от названия нужного файла кликните кнопку «Показать действия над файлом». В открывшемся меню есть пункт «История версий». При наведении курсора открываются две опции:

• «Сформировать версию» – создается новая версия, аналогичная последнему сохранению.
• «Показать историю версий» – под названием файла открывается список версий и ревизий с указанием автора и даты и времени создания, появляются новые кнопки.

Давайте поясним отличия: версия имеет существенные изменения от предыдущего варианта, ревизия – незначительные. Список ревизий открывается при нажатии на слово «ревизий» в столбце справа от даты.

При выделении строки, ее номер также превращается в кнопку, которая позволяет повысить ревизию до версии или наоборот.

Есть еще один способ открыть список версий и он еще быстрее. Рядом с именем файла есть серая плашка, на которой написан номер текущей версии (если их больше, чем одна). Это плашка является кнопкой, нажатие на которую открывает список (и закрывает тоже).

История представлена в виде таблицы. В последнем столбце расположена кнопка «Восстановить». При нажатии на нее данная версия становится самой свежей и актуальной и затирает последнюю. Используйте ее только в том случае, если уверены в своих действиях.

Слева от столбца с указанием размера файла при наведении курсора появляются три кнопки:

• Оставить комментарий – вы можете написать свой статус вместо системного (Сконвертирована, Отредактирована, Восстановлена)
• Просмотр – документ открывается в новой вкладке.
• Скачать – вы загружаете данную версию на свой компьютер.

История версий чаще нужна, чтобы увидеть конкретные изменения, поэтому посмотрим на нее изнутри документа. Открывается функция несколькими способами:

1. Кнопка «Просмотр» в админке портала (то, что описано выше).
2. Кнопка «История версий» на вкладке «Совместная работа».
3. Кнопка «История версий» в меню «Файл».

После любого из этих действий слева открывается боковая панель. Вверху будет расположена самая свежая версия, внизу – более ранние. Каждая версия имеет свой номер. Каждому пользователю присвоен свой цвет, которым подсвечены его правки (в текстовом редакторе и редакторе презентаций) .

Чтобы просмотреть разные версии, просто кликайте на кнопки в списке. При необходимости можете использовать ссылку «Восстановить», расположенную под версией/ревизией.

Чтобы выйти из истории версии, нажмите на ссылку «Закрыть историю» вверху левой боковой панели.

Чем хороша работа в облачном офисе – даже если в документ внесены ненужные изменения, вы всегда найдете правильную версию.