Форматированные таблицы – первый шаг к анализу

В этом посте:

• 1 инструкция,
• 4 гифки.

Время чтения: 3 минуты.

Строго говоря, форматированная таблица не вставляется, в отличие, например, от сводной (о которой можно прочесть в предыдущем посте). Просто к существующему диапазону ячеек применяется шаблон и появляется возможность быстрого доступа к ряду полезных функций. Покажем, как это происходит, для иллюстрации используем наш тестовый файл с данными о продажах.

Для работы с данными нужно выделить диапазон ячеек – заранее с помощью мыши или прописать в процессе.

Есть два способа создания форматированной таблицы:

• На вкладке «Главная» кликнуть значок «Форматировать как шаблон таблицы».
• На вкладке «Вставка» нажать кнопку «Вставить таблицу».

После этого откроется диалоговое окно, в котором прописан диапазон ячеек, и стоит галочка в пункте «Заголовок». Если вы хотите, чтобы названия столбцов входили в таблицу, оставьте все как есть. Если вам не нужно, чтобы первая строка превращалась в заголовок, снимите галочку. В этом случае будет автоматически добавлена системная первая строка (Column1, Column2, …).

Осталось нажать «ОК» и форматированная таблица создана. Ей автоматически присваивается стандартное имя (Таблица1, Таблица2, …).

Форматированная таблица умеет автоматически развертываться в обе стороны. Если вы начнете вводить данные справа от последнего столбца или под последней строкой, диапазон будет расширен. При этом появится кнопка с небольшим меню, в котором можно выбрать один из пунктов:

• Отменить авторазвертывание таблицы: диапазон не будет расширяться (вдруг вы просто ввели какой-то комментарий для себя, который удалите через 3 минуты).
• Повторить авторазвертывание таблицы: на тот случай, если вы нажали предыдущий пункт случайно.
• Не развертывать таблицы автоматически: для тех, кто планирует вводить другую информация вокруг диапазона.

Свои особенности имеет выделение строк и столбцов. Если ставить курсор в системные поля нумерации строк (1,2,3,…) или столбцов (A,B,C,…), то они выделяются целиком. В то время как для работы нужно выделение лишь в пределах диапазона. Для этого ставим курсор в первую ячейку строки или столбца (фактически на границе таблицы). Курсор превратится в жирную черную стрелку. Теперь можно кликнуть ЛКМ.

После того, как форматированная таблица создана, справа становится доступным раздел параметров. Первая его часть позволяет настроить внешний вид, вторая – выполнить четыре действия.

В параметрах можно выбрать цветовую схему шаблона или вообще отказаться от цвета, изменить диапазон (размер таблицы), вставить/удалить/передвинуть строки и столбцы (эти действия также доступны в контекстном меню по клику ПКМ).

Некоторые параметры включаются установкой флажков:

• Заголовок: первая строка превращается в заголовок.
• Итоговая: под последней строкой добавляется результирующая, причем вы можете выбрать функцию в выпадающем меню (Сумма, Среднее, Макс, Мин и т.д.).
• Кнопка фильтра: убирает фильтр сортировки из первой строки.
• Первый/последний: применяет особое форматирование к столбцам.
• Чередовать: включает разное форматирование нечетных и четных строк и/или столбцов.

В самом низу раздела есть кнопка «Дополнительные параметры» - по нажатию открывается окно для ввода альтернативного текста (описание зачитывается экранным диктором для людей с нарушениями зрения или когнитивными нарушениями).

Осталось сказать про четыре действия, доступные в разделе «Параметры»:

• Удалить дубликаты: помогает избавиться от повторяющихся значений.
• Преобразовать в диапазон: удаляет форматирование и возможности, но сохраняет внешний вид (стиль, цвета ячеек и шрифта и т.д.).
• Вставить срез: позволяет создать срез данных (об этом у нас будет пост в ближайшее время).
• Вставить сводную таблицу: по клику на новом или текущем листе появляется сводная таблица на базе форматированной.

Сделайте свой первый шаг к работе с данными – и двигайтесь дальше.