Наглядные закономерности: условное форматирование в таблицах

В этом посте:

• 1 инструкция
• 5 гифок

Время чтения: 3 мин.

Когда таблица выглядит как черно-белое поле, она скорее предназначена для хранения информации и работы с формулами, чем для разглядывания. Как только мы начинаем раскрашивать ячейки в различные цвета, менять стиль текста, вставлять значки или мини-графики – это уже визуализация закономерностей. Таблица становится наглядной. Функция, которая позволяет применять к ячейкам различные стили на основе заданных критериев, называется условным форматированием.

Функция вызывается одним из трех способов:

• кнопка в самом центре вкладки «Главная»,
• последний пункт в правой панели настроек «Параметры ячейки»,
• пункт в контекстном меню.

Например, мы хотим выделить красным все ячейки, которые содержат ошибки или не имеют данных. Вдруг кто-то случайно удалил или они вообще не были занесены. Мы сделаем это в пять кликов:

• выделяем диапазон данных,
• кликаем на кнопку «Условное форматирование»,
• в открывшемся меню выбираем пункт «Пустая ячейка/Ошибка»
• кликаем вариант «Содержит пустые ячейки», открывается окно «Новое правило форматирования», здесь можно поменять правило, если вы вдруг передумали, и задать форматирование (вручную или выбрать из предустановок)
• кликаем «ок», пустая ячейка становится красной.

Как это выглядит на примере тестовой таблицы с данными о продажах показано ниже.

Доступные правила поделены на три блока:

1. готовые формулы (Равно/Не равно, Наибольшее/Наименьшее, Среднее, Текст, Дата, Пустая ячейка/Ошибка, Повторяющееся/Уникальное),
2. добавление графики (гистограммы, цветовые шкалы, наборы знаков),
3. собственная формула (для тех, кому мало правил из первого блока).

Внутри готовых формул есть разные предустановленные варианты, которые стоит изучить, например, 10 наибольших значений или только 10%, среднее с различными стандартными отклонениями.

Чтобы добавить графику, нужно выполнить все те шаги, что указаны выше. На иллюстрации ниже показана вставка гистограмм (отображают относительную величину значений) и значков (распределяет все значения по трем группам: максимум, минимум, среднее).

Что еще важно на практике. Если данные в таблице изменяются, правило по-прежнему продолжает работать и новое форматирование применится автоматически. На примере ниже мы «случайно» удаляем информацию – создаем пустую ячейку.

К одному диапазону данных могут быть применены несколько правил. Так что, если у вас появляются новые вопросы к своей таблице и конкретному столбцу, не нужно отменять предыдущие. Если правил будет много и вы забудете, где и что применено, вам могут пригодиться два пункта в самом низу контекстного меню:

• Управление правилами (показывает форматирование для выделенного фрагмента, листа, таблицы, позволяет изменить или удалить).
• Удаление правила (из текущего фрагмента, листа, таблицы).

Условное форматирование также работает в сводных таблицах, о которых мы писали ранее. Если вам приходится выполнять операции с данными, вам также может быть интересен пост про функцию ВПР.