Графические опции условного форматирования делают таблицы более понятными и привлекательными для презентаций и анализа. Опция «цветовые шкалы» выделяется тем, что подходит для выявления трендов и аномалий. Цвета позволяют мгновенно увидеть, где значения выше или ниже, не вчитываясь в цифры. Так легче заметить выбросы, пики, падения, закономерности, а еще сопоставить строки и столбцы. Это особенно полезно, когда нужно сравнить производительность, продажи, оценки и т.д. Многое зависит от настройки средней точки.
Шкалы, гистограммы, значки
Почти три года назад у нас был обзорный пост про условное форматирование в таблицах. Из-за объема некоторые опции были только упомянуты, но не проиллюстрированы. Исправляем этот недостаток и рассказываем про цветовые шкалы.
Цветовые шкалы — это инструмент визуализации данных, который помогает быстро воспринимать информацию, видеть распределение, выявлять закономерности и принимать решения.
Технически это способ форматирования ячеек таблицы, при котором значения отображаются с помощью градиента или набора цветов. Обычно низкие и высокие значения окрашиваются в два цвета, а средние – в промежуточные оттенки.
Где можно использовать цветовые шкалы:
- В финансовой отчётности – сразу видно прибыль/убыток.
- В менеджменте – оценка KPI сотрудников, сравнение эффективности.
- В продажах – сравнение по регионам, выделение лидеров и отстающих.
- В образовании – оценки, успеваемость, кто справляется лучше или хуже.
В чем отличие от соседних опций – гистограмм и значков. В том, что у них есть специализация по задачам.
- Цветовые шкалы актуальнее, когда важен контекст и относительная величина (температура, оценки, проценты, доходы, объемы).
- Гистограммы незаменимы, когда важно увидеть размер значения по длине горизонтальной полоски (количество сделок, количество учеников, баллы и т.п.).
- Значки отображают текущие статусы, это быстрые сигналы для оценки состояния – хорошо/плохо, выше/ниже нормы (KPI, стадия выполнения, уровень риска).
Добавление и управление
Условное форматирование можно добавить по клику на кнопку в самом центре вкладки «Главная», через последний пункт в правой панели настроек «Параметры ячейки» или из контекстного меню. По умолчанию доступно несколько преднастроенных цветовых схем:
- Трехцветные (зеленый/желтый/красный и наоборот, зеленый/белый/красный и наоборот, синий/белый/красный и наоборот).
- Двухцветные (белый/красный, красный/белый, зеленый/белый, белый/зеленый, зеленый/желтый, желтый/зеленый).
Выделяем нужный диапазон данных, вызываем «Условное форматирование» одним из перечисленных способов, выбираем «Цветовые шкалы». Применяем первую же схему.
Настройка средней точки
Переходим к настройкам для продвинутых пользователей или тех, кто хочет ими стать. Снова кликаем на «Условное форматирование» и выбираем пункт «Управление правилами». В открывшемся окне будут перечислены все правила, созданные для документа.
Выделяем существующее правило, нажимаем кнопку «Изменить». Открывается новое окно. Здесь можно поменять само правило: два или три цвета длля шкалы, а можно и вообще сменить тип на значки.
Если мы работаем с трехцветной шкалой, то для каждой точки можно задать свой цвет и разные варианты настройки: числовой, процентный, формула, процентиль. Значение параметра вводится в поле ниже, либо указывается ячейка с нужным значением.
Наибольший смысл имеет настройка средней точки. Разные варианты позволяют гибко адаптировать визуализацию под тип данных и цели анализа. Что вы будете считать приемлемой оценкой для учеников при пятибалльной шкале: тройку или четверку?
Если средняя точка низкая, то большинство значений будут казаться «высокими», если она — высокая, то наоборот. Когда и как можно использовать разные параметры
- Числовое значение используется, когда есть чёткий порог успешности или норматив (например 100 изделий за смену)
- Процент не зависит от реального распределения данных и проводит заданную границу диапазона, независимо от статистики. Когда у вас меняются минимумы и максимумы, таблица сама найдет заданный процент.
- Процентиль особенно полезен, когда важно найти медиану (50), а не среднее – это принципиально при анализе асимметричных данных с выбросами и перекосами.
- Формула применяется, если значение не дано, а еще должно быть получено после расчета. Сохраняет актуальность визуализации также в случае динамичного изменения данных.
По умолчанию в качестве средней точки выбран процентиль 50 и это оправдано с точки зрения анализа.
Короткий гайд/быстрые советы:
- Если есть чёткий порог → используй число
- Если важна относительная позиция → используй процент
- Если данные меняются → используй формулу
- Если данные неравномерные → используй процентиль
Пока создавался этот пост, стало ясно, что значки тоже не так просты, как кажутся. Мы обязательно посвятим им одну из будущих публикаций, а пока предлагаем несколько интересных постов:
- «Протягивание» данных в электронных таблицах
- Кто тут уникальный среди значимых
- Как не запутаться в ошибках
Если вы хотите получить больше информации по другим темам, то можете воспользоваться рубрикатором и поиском, которые расположены справа от этого текста, посмотреть популярные и похожие статьи. Помимо этого, у нас на сайте есть база знаний в карточках, а еще много увлекательного контента в VK и в Telegram. Там же есть возможность написать нам, поделиться своим опытом и задать вопросы. А еще вы можете задавать свои вопросы нашему боту Лёлику и сразу получать ответы. Попробуйте сами!
