Лет пять назад коммуникация с удаленными сотрудниками в 2023 году рисовалась несколько футуристично. Например, коллеги из Владивостока и Калининграда в одной виртуальной комнате. Или эксперт из головного офиса в Москве, который «смотрит» на объект за полярным кругом глазами линейного специалиста в шлеме дополненной реальности. В реальности ничего фантастического не случилось. Востребованы чаты, видеозвонки и конференции. Чтобы ими успешно использоваться, нужно изучить возможности программных инструментов и избежать трех ошибок.
Ошибка первая. Только в офисе и на кухне
Как иллюстрируют возможности корпоративных инструментов общения? В маркетинговых материалах чаще всего мы видим человека на рабочем месте, в кафе или на кухне. Складывается неверное впечатление, что мессенджеры и видеоконференцсвязь (ВКС) – это какая-то камерная офисная история. Что абсолютно неверно.
И чаты, и звонки, и конференции активно внедряются в любой отрасли, в любой компании, имеющей филиалы, отделения, производственные площадки или другие удаленные объекты. Как показывает опыт использования корпоративного мессенджера «Р7-Команда», он находит себе применение на заводе и в розничной сети, на транспортных и логистических объектах, и конечно же в офисах и учебных заведениях. Облачная и десктоп версии могут использоваться онлайн либо в локальной сети без доступа в интернет.
Подробнее о возможностях российского корпоративного мессенджера «Р7-Команда» можно прочесть на странице приложения, здесь же отметим лишь топ 10 функций:
Корпоративный чат
- Группы и каналы в списке чатов визуально отличаются от личных чатов
- Информация о том, кем и когда было просмотрено сообщение в личном или групповом чате
- Отображение в галерее всех вложений чата (фото, видео, аудио, файлы)
- Отключение уведомлений в выбранных чатах: не будут раздражать пуши, звонки и даже цвет такого чата в ленте будет приглушен
Звонки и видеозвонки
- Звонки на внутренние номера организации и на внешние телефоны
- Быстрое подключение новых участников во время личного разговора или в группе
- Возможность записи и сохранения разговора
Конференции
- Управление ролями участников конференции (модераторы, докладчики, слушатели)
- Совместимость с аппаратными решениями устройств конференц-связи
Демонстрация экрана
- В звонках любой участник (в конференциях только докладчики)могут включить демонстрацию экрана: всего рабочего стола компьютера, приложения, выбранной вкладки браузера.
Ошибка вторая. Инструмент контроля
Еще во времена пандемии и локдауна в корпоративном мире возникло понятие, которое актуально и по сей день. Его можно перевести примерно как «паранойя продуктивности». Лишившись непосредственного контакта с подчиненными, руководители начали усиливать контроль и пользоваться любым каналом связи, чтобы удостовериться, что человек работает, а не смотрит в потолок. Сотрудники понимали это и чаще думали о необходимости подтвердить свою работу, чем о самой работе.
Так вот чаты и ВКС – это всё-таки инструменты общения, а не контроля. Ставить задачи и отслеживать их выполнение можно в других приложениях. Среди инструментов «Р7» — это модуль «Проекты».
А вот что точно привлечет сотрудников, так это управление настройками своего приложения для каждого пользователя:
- Выбор темы и фона чата
- Установка режима «Не беспокоить»
- Управление чатами с выключенными уведомлениями
- Просмотр информации о приложении.
- Возможность включения ПИН-кода и размытия экрана приложения в диспетчере приложений (для мобильных телефонов)
- Доступ в службу поддержки.
Отдельный раздел для админов приложения позволяет добавлять пакеты стикеров, назначать администраторов, управлять атрибутами пользователей и т. д.
Ошибка третья. Общение один на один
Личное общение или даже групповые звонки – основная возможность корпоративного мессенджера. Но скорее всего вы ее давно освоили. В современных компаниях уже какое-то время используют каналы в мессенджерах, как замену другим способам доставки информации – рассылкам по почте, внутреннему порталу, базе знаний.
Приведем только два примера из работ с сотрудниками.
Во-первых, мессенджер может стать «лучшим другом» нового сотрудника на этапе онбординга, то есть его включения в жизнь компании. В мессенджере удобно находить контакты и статусы коллег, проводить поиск любого человека по всем полям профиля или просто разглядывать фотографии, если ты кого-то видел и общался, но кроме внешнего облика ничего не помнишь.
Во-вторых, мессенджер может стать полноценным инструментом HR-специалиста. Через него можно поддерживать связь с новичком из первого примера. Можно сделать мессенджер частью автоматизации внутренних процессов, например, прекратить хождение за справками или их поиск в огромном хранилище, которые отнимают рабочее время и перевести эти задачи в цифровой формат. Или принудительно добавить всех сотрудников в HR-канал и объявить, что все нововведения можно будет узнать только отсюда. Эта тема требует отдельной публикации и в ближайшее время мы ее подготовим.
Целью этой публикации было лишь напоминание о возможностях корпоративного мессенджера и возможных ошибках, которые могли сложиться в стереотипы использования. Любое изменение начинается с головы. Помните об ошибках, обходите их и берите максимум от корпоративных мессенджеров.
