Когда мы говорим «каналы» — это не значит, что сейчас прочтем лекцию про все способы, которыми специалист отдела кадров может общаться с сотрудниками. Нет, речь про одну конкретную функцию сервиса «Р7-Команда».
В эпоху цифровизации как-то уже не принято ходить в отдел кадров за бланком заявления на отпуск и т.п. – многие стараются, чтобы рутинные операции были максимально автоматизированы, документы хранились на общих серверах, а справки выдавались в онлайн-режиме. Но если сотрудник не ходит к менеджеру по персоналу, то и HR ни за кем не бегает. При этом важную информацию доносить нужно.
Порою эту задачку не просто решить даже для команды до 20 человек. Кто-то в Мурманске, кто-то во Владивостоке. Менеджер в офисе, продажник «в поле», технолог на производстве. Один всё время пропускает почту, другой не может запомнить, где ему брать данные для налогового вычета. Отдельная история – со свеженанятыми сотрудниками, которые проходят период адаптации. Им все незнакомо, неудобно и этот дискомфорт порою становится причиной того, что человек просто уходит и тогда нужно искать ему замену. Люди нуждаются в информации, и ее нужно предоставлять.
В больших многотысячных корпорациях для оптимизации внутренних процессов используется громоздкое ПО с внутренними порталами, кабинетами самообслуживания, мобильными приложениями и тому подобным. Для средних и малых коллективов это расточительство, потому что серьезная система сама по себе будет требовать отдельных ИТ-специалистов для поддержки и обслуживания, а значит влечет лишние расходы. Хорошо бы иметь инструмент попроще, с которым справится любой менеджер.
Канал вместо письма
Традиционный вариант информирования о внутренних процессах и новостях – это интранет-порталы и почтовые рассылки. Но как минимум с пандемии и перехода на дистанционную работу люди и компании стали массово создавать чаты и каналы, причем коммуникация в них шла вполне эффективно – они честно выдержали проверку на практике.
Зачастую для этого используются популярные мессенджеры, что имеет ряд неудобств. Во-первых, рабочее пространство пересекается с личным и скандал в домовом чатике или сбор денег в группе детского сада вполне может перекрыть корпоративный анонс. Во-вторых, внутренние коммуникации всё-таки относятся к сфере конфиденциальной информации, даже если не содержат явной коммерческой тайны, при этом никто не поручится за то, что данные из условного WhatsApp не утекают наружу.
Создание информационного канала
В сервисе «Р7-Команда» есть несколько возможностей. В первую очередь, это личные и групповые звонки, в том числе с демонстрацией экрана и модерацией, а также большие конференции. Во-вторых, чаты с возможностью отправки вложений и управления оповещениями.
Внутри корпоративных чатов как раз можно создавать группы и каналы – они будут визуально отличаться от личных чатов, поэтому есть основания полагать, что новое сообщение в HR-канале никто не пропустит.
Для создания канала нажмите на кнопку «Создать» на верхней панели, введите название канала, при необходимости добавьте описание и аватарку, нажав на значок камеры и выбрав фотографию. Затем выберите из общего списка контакты, которые вы хотите добавить в канал. Эти шаги аналогичны и при создании группы. А вот дальше начинается отличие.
Чтобы установить режим канала, активируйте опцию «Информационный канал (Newsletter mode)». Нажмите «Сохранить» и в чат придет служебное сообщение о создании канала.
Можно писать первый пост о том, что за справками теперь только сюда.
Стартовые советы
Не все пользователи любят новшества. Все-таки это определённые изменения и в культуре, и в процессах компании, к которым нужно привыкнуть. Кто-то наверняка будет недоволен тем, что опять придумали ненужную затею. Чтобы информационный канал начал работать, нужно предпринять меры. Приведем несколько вариантов из опыта времен пандемии.
В идеале канал должен стартовать не с проходного поста, а с важного объявления или с сообщения от руководителя. Это даст повод для обсуждения и спровоцирует интерес. Если это невозможно, можно придумать офлайн-продвижение для той части сотрудников, которая ходит в офис. Хотя бы банальный плакат на двери или стаканчики для кофе, на которых будет напечатан анонс нового канала.
Хорошо бы как-то поощрить первопроходцев – всегда найдется любитель пробовать что-то новое. Можно подарить ему лишний день к отпуску (предварительно согласовав с начальством). А на следующий день наградить другого сотрудника, чтобы обидно не было.
В целом нужно доверить пользователям: если у них уже есть неформальные чаты формата «курилка», значит в целом привычка сформирована и процесс пойдет. Главное – следить за тем, чтобы кадровый канал не превращался в болталку.
