Некоторым компаниям удается поддерживать порядок в накопившихся архивах документации. Для этого нужно начать с унифицированного описания файлов. А делается это в разделе «Сведения о документе».
Раздел меню
Мы уже как-то упоминали про это раздел меню, когда говорили о статистике текстового файла – еще до того, как эта информация появилась в виде всплывающего окна внизу основного интерфейса.
Но «Сведения о документе» на вкладке «Файл» есть не только в редакторе документов, эта информация может быть также заполнена для презентации или таблицы (хотя статистики в них нет).
Звучит просто, но эффект может быть очень серьезным. Это может быть полезно, когда у вас есть множество однотипных объемных документов в разных версиях, и не всегда понятно, чем они отличаются друг от друга. Правда, как всегда потребуется предварительная работа, никак не связанная ни с редакторами, ни с технологиями. Сначала нужно осознать, какие типы документов вы используете, в каких процессах они используются, как проходят по процессу, сколько стадий редактирования, согласования и применения они проходят, какая информация об этих документах нужна коллегам. После этого нужно договориться, какие статусы, теги, комментарии будут понятны всем заинтересованным сотрудникам. Если сразу не договориться, то описания не будут работать и не помогут организовать архив. Более того, необходимость добавлять эти описания будет восприниматься коллегами как лишняя трата времени.
Заполняем сведения
Нас интересуют пять полей:
- Название
- Теги
- Тема
- Комментарий
- Автор
Заполнив их, вы даёте другим возможность получить информацию о файле, не изучая его подробно.
Текст вводится с клавиатуры, после добавления одного автора появляется еще одно поле, то есть авторов может быть несколько. Для сохранения информации не забудьте нажать «Применить».
Если вам понравился пост, рекомендуем другие простые советы по работе в редакторах «Р7-Документы»:
- 4 смешные функции офисных редакторов
- Неразрывный пробел и другие полезные мелочи
- Закладка на электронной странице
Если вы хотите получить больше информации, то можете воспользоваться рубрикатором и поиском, которые расположены справа от этого текста, посмотреть популярные и похожие статьи. Помимо этого у нас на сайте есть база знаний в карточках, а еще много увлекательного контента в VK и в Telegram. Там же есть возможность написать нам, поделиться своим опытом и задать вопросы. А еще вы можете задавать свои вопросы нашему боту Лёлику и сразу получать ответы. Попробуйте сами!
