Что ограничивает возможности развития бизнеса? Сильно мешает расхлябанность процессов, разобщенность между отделами, а также неэффективный обмен информацией. Хотя порой даже отделов нет, только люди, но и между ними коммуникация не выстроена. Чтобы это преодолеть крупные корпорации внедряют сложные автоматизированные системы. Малому бизнесу для начала вполне достаточно организовать хранение информации о клиентах и о собственных активностях и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Многие бизнес-процессы можно улучшить и упростить за счет использования программных инструментов. Автоматизация позволяет облегчить выполнение рутинных задач, освободить время и силы на развитие. А уж создание и поддержание базы данных клиентов вообще должно стать полезной привычкой.
Для решения подобных задач у «Р7» есть модуль CRM. Он помогает управлять информацией о клиентах, сделках, воронках, маркетинговых активностях. Помимо этого, сервис предлагает многопользовательский доступ к сохраненным данным и дает возможность разграничения прав доступа, то есть работает уже как инструмент обеспечения безопасности.
Для модуля CRM доступна развернутая справка по самым актуальным вопросам и конкретным действиям, но в этом посте мы сфокусируемся на основных разделах и настройках.
CRM от «Р7»
Чтобы открыть модуль, нужно зайти на портал «Р7» и в верхнем выпадающем списке выбрать CRM. В основном меню восемь пунктов. О настройках поговорим ниже. Для начала посмотрим на первые семь разделов – это и есть работа с вашими данными.
Контакты. Включают компании и персоны. На карточку заносятся имена, названия, контактные данные, тип контакта, фото или логотип, можно добавить пользовательские поля. В зависимости от стадии общения указывается уровень прогрева (теплоты). Удобно расставлять теги, чтобы потом проводить специализированные маркетинговые активности. И конечно, чтобы контакт не остался без присмотра, назначается ответственный.
Задачи. Встроенный планировщик, который позволяет прописывать необходимые дела. Это могут быть действия по коммуникации (звонок, письмо, напоминание, благодарность), по личным встречам (демо, переговоры, сделка) и другие (заметка, доставка, социальные сети). Можно связать задачу с существующим в базе контактом, задать срок выполнения, выставить напоминание. И конечно же назначить ответственного.
Возможные сделки. Каждая карточка включает название, описание ответственного и внешний контакт, предполагаемую дату закрытия и бюджет. Указывая стадию сделки, вы сразу будете видеть вероятность успеха в процентах.
Счета. Здесь вы можете создавать платежные документы, чтобы выставить их своим клиентам. Счету будет автоматически присваиваться номер, есть возможность выбрать покупателя и получателя из базы контактов, чтобы данные были внесены автоматически, дату выставления и срок оплаты, язык и валюту. Удобно заполнять раздел «Товары и услуги», указывать цену, количество, скидки и налоги.
Мероприятия. Продвижение товаров и услуг предполагают самые разные активности: презентация, конференция, выставка или тренинг для партнеров. Всё это требует согласованных действий нескольких коллег, а еще обрастает перепиской и документами. В карточке мероприятия вы сможет отслеживать историю действий, видеть задачи, участников и документы.
Отчеты. Здесь можно автоматически сгенерировать отчеты (контакты, задачи, счета, продажи, сделки по менеджерам, прогноз продаж и воронка, сводки за период). Нужно лишь выбрать шаблон из списка, настроить фильтры и нажать кнопку «Сгенерировать отчет».
Пригласить пользователей. На самом деле это даже не раздел, а просто кнопка. По нажатию появляется пригласительная ссылка (и автоматически копируется в буфер обмена), которой вы можете поделиться, чтобы пригласить пользователей на портал. Можно поставить галочку, и сторонний человек будет заходить в статусе гостя. Ссылка действительна только в течение 7 дней.
Кастомизация и интеграция CRM
Последний пункт в левом меню называется «Настройки». Именно здесь модно редактировать некоторые параметры, например, уровни теплоты и стадии воронки, форму «Контакты с сайта» и типы контактов. В настройке счетов доступны товары и услуги, налоги, профиль организации (логотип и данные, которые будут подставляться в счета).
Если появляются задачи по интеграции и безопасности – нажимаем кнопку «Права доступа на портале» и уходим на уровень выше. Здесь можно менять владельца портала и администраторов.
А еще есть пункт меню «Интеграция» — «Сторонние сервисы». Например, вы хотите использовать IP-телефонию, чтобы звонить контактам CRM. Найдите тумблер и подключите сервис Twilio.
Дополнительные редакторы вам не понадобятся. CRM нативно сочетается с другими инструментами «Р7-Офис». Все необходимые модули есть в облачной версии («Р7-Облачный офис») и в серверной версии («Р7-Корпоративный сервер»).
